www.oomark.com - ITESOFT complète son offre avec deux nouvelles solutions métier

ITESOFT complète son offre avec deux nouvelles solutions métier

Écrit par morgane

02-02-2007

ITESOFT, éditeur majeur au niveau européen de solutions de capture, traitement et gestion automatique de documents, apporte, avec sa nouvelle suite logicielle, la réponse attendue par le marché en matière de dématérialisation étendue des documents. Sa sortie s’accompagne du lancement de deux nouvelles solutions métier, ITESOFT.FreeMind Enterprise pour la dématérialisation des salles courrier et ITESOFT.FreeMind for Orders pour la lecture automatique des bons de commande BtoB.Pour adresser l’ensemble des besoins métier en la matière, l’offre produit ITESOFT s’articule autour de trois types de solutions :

1. Un portail de capture et de tri automatique des flux entrants pour dématérialiser la distribution des documents dans les salles courrier : ITESOFT.FreeMind Enterprise.

2. Des solutions-métier de lecture automatique de documents pour automatiser les fonctions d’indexation et saisie de données dans les services financiers et clients.

· ITESOFT.iSpid pour le traitement automatique des moyens de paiement (chèques, TIP, chèques cadeaux, chèques vacances, …).

· ITESOFT.FreeMind for Invoices pour la lecture automatique des factures fournisseurs.

· ITESOFT.FreeMind for Orders pour la lecture automatique des bons de commandes BtoB.

· ITESOFT.FreeMind for Business pour l’indexation/lecture automatique de tout autre document.

3. Une solution pour la gestion électronique et la circulation des documents dans l’Entreprise (workflow) : ITESOFT.Share Toutes ces solutions reposent sur les mêmes plateformes technologiques ITESOFT.FreeMind et ITESOFT.Share, bénéficiant ainsi de processus de traitement identiques, d’interfaces homogènes et partageant des référentiels uniques.

Ainsi, 100% des documents entrants au sein d’une entreprise peuvent être dématérialisés dès leur arrivée dans la salle courrier, avec ITESOFT.FreeMind Entreprise. Après tri automatique des documents par nature (courriers, commandes, factures, contrats, formulaires, règlements, candidatures et CV, …), ils sont distribués dans les corbeilles électroniques des services destinataires (service client, service comptable, service juridique, service achat, service ressources humaines, …) pour traitement de gestion ou vers les solutions-métier dédiées à la reconnaissance automatique des données présentes sur les dits documents.

Les solutions métier ITESOFT assurent alors la reconnaissance automatique des données comptables sur les factures (ITESOFT.FreeMind for Invoices), des articles commandés sur les bons de commandes (ITESOFT.FreeMind for Orders), des montants des règlements (ITESOFT.iSpid), ou de toutes données pertinentes sur un formulaire, un courrier ou un RIB (ITESOFT.FreeMind for Business).

Ces données, manuscrites ou dactylographiées, automatiquement reconnues, alimenteront le Système d’Information de l’entreprise. Afin de remplacer la constitution et la circulation des dossiers papier, tous les documents sont indexés et stockés au format numérique et donc accessibles pour tous les collaborateurs autorisés.

Les dossiers nécessitant un processus de gestion collaboratif (instruction de dossiers clients, qualification de candidatures et CV, gestion de litiges, …) circuleront automatiquement entre les différents intervenants désignés avec ITESOFT.Share.Les documents ont ainsi été :

· traités dans un format numérique depuis leur arrivée dans l’entreprise,

· indexés ou reconnus automatiquement pour alimenter la gestion électronique des documents et le Système d’Information de l’entreprise,

· gérés électroniquement via Workflow lorsqu’ils impliquent plusieurs collaborateurs,

· tracés automatiquement tout au long de leur cycle de vie.

Les bénéfices constatés relèvent tout autant de gains de productivité (réduction des coûts de traitement administratifs, économie de ressources) que de l’optimisation globale de l’efficacité de l’entreprise (accélération des processus, optimisation de la réactivité des collaborateurs, suppression des pertes de documents et des erreurs d’aiguillage, …) contribuant à l’amélioration de la qualité du service rendue aux clients et de l’image de l’entreprise.

« Notre stratégie produit consiste à fournir à nos clients des solutions de capture de documents orientées métier et basées sur les technologies les plus innovantes en matière de capture, d’identification et de lecture de documents. La nouvelle offre que nous annonçons aujourd’hui est unique sur le marché de par l’étendue des besoins couverts en matière de gestion automatisée des flux entrants et le niveau des technologies de classification de documents et d’extraction de données.» déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général du Groupe ITESOFT.

ITESOFT se lance sur le marché de la dématérialisation des salles courrier (digital mailrooms)

ITESOFT, éditeur majeur au niveau européen de solutions de capture, traitement et gestion automatique de documents, annonce la disponibilité de ITESOFT.FreeMind Enterprise, portail de capture, tri et distribution automatique de tous les flux entrants de l’entreprise.

Plus de 70%⁽¹⁾ des documents reçus dans les entreprises le sont encore au format papier. La croissance des échanges électroniques, qui représentent environ ¼ des documents entrants⁽¹⁾ n’a en rien réduit les flux de documents papier. Au contraire, l’usage de l’email a conduit à une croissance de 40% du volume de documents papier en circulation⁽³⁾. Le papier rassure son émetteur et reste dans bien des cas l’élément de preuve légal. Le prix de cette sécurité se trouve dans le coût du traitement de ces documents [allant de 1,20€ pour les simples processus de classification et d’archivage, jusqu’à 180€ lorsque l’on parle d’un document mal archivé⁽⁴⁾], la lourdeur administrative associée à la manipulation du papier (temps de recherche, photocopies, erreurs de distribution, …) et l’image d’inefficacité qui peut en résulter.

L’entreprise moyenne recevant annuellement 3 millions de documents chaque année⁽²⁾, on comprendra aisément qu’aujourd’hui toutes les organisations traitant avec un grand nombre de clients, patients ou administrés recherchent des solutions techniques efficaces, performantes et à retour sur investissement court, en réponse à leurs enjeux de réduction des coûts administratifs, d’accélération des processus métier et d’amélioration de l’image de leur entreprise.

ITESOFT.FreeMind Enterprise, nouvelle solution ITESOFT dédiée à la dématérialisation des salles courriers (Digital MailRooms) a été conçue avec un triple objectif :

(1) Apporter le meilleur niveau de performance pour l’automatisation du tri et de la distribution électronique du courrier ;

(2) Distribuer 100% du spectre de documents entrants : non structurés [courriers et correspondances], semi-structurés [RIB, bulletins de paye, factures, …] ou structurés [formulaires, chèques, …] ;

(3) Automatiser les fonctions d’apprentissage des documents et rendre aisément autonomes ses utilisateurs dans la maîtrise et l’évolution de leur solution.

Sur un plan fonctionnel, ITESOFT.FreeMind Enterprise dématérialise les salles courriers : il capture tous les flux entrants (numérisation des documents pour les flux papier), trie automatiquement les documents par nature ou typologie et les distribue dans les corbeilles électroniques des collaborateurs de l’entreprise qui en assureront le traitement de gestion.

La solution se distingue assez nettement des offres classiques de classification de documents du marché sur quatre points :

Combinaison de technologies permettant de classifier 100% du spectre de documents entrants sans analyse manuelle préalable des flux. Les technologies de Text-mining (analyse du sens du document par son contenu) permettent notamment de discriminer automatiquement les types de documents les uns des autres sans aucun paramétrage manuel.
Apprentissage des documents automatique et supervisé, rendant la solution très accessible aux utilisateurs tant en termes d’exploitation que d’administration.
Couverture fonctionnelle globale depuis la capture des documents jusqu’à l’archivage et la circulation électronique.
Capacité à alimenter automatiquement les solutions métier ITESOFT de traitement automatique de documents (chèques, factures, commandes, …) ou les collaborateurs / services désignés, selon la typologie des documents pour assurer une fluidité totale du processus.

Les bénéfices associés à son utilisation se mesurent tout autant dans l’accroissement de la performance des services courriers que dans l’optimisation de l’efficacité des services fonctionnels ou opérationnels destinataires des documents. D’une manière globale, les bénéfices mesurés relèvent de :

La réduction des temps de tri et de manipulation des documents.
La mise à disposition immédiate des documents dans les services concernés.
L’accès instantané à l’image des documents
La traçabilité totale des documents dès leur arrivée
L’optimisation de l’efficacité des processus métier

« ITESOFT.FreeMind Enterprise était la dernière brique manquante permettant d’alimenter de manière totalement automatique et dématérialisée tous les processus métier de l’entreprise : gestion service client, comptabilité fournisseur, comptabilité client, achats, ressources humaines, contentieux, … Les premiers échos du marché évoquent à la fois la qualité des choix technologiques opérés pour cette solution et sa facilité d’apprentissage, d’utilisation et de prise en main. Le marché de la dématérialisation des salles courriers devrait exploser dans les 3 ans qui viennent et la qualité de cette offre nous permettra d’en devenir un acteur incontournable. » déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général du Groupe ITESOFT.

ITESOFT lance une solution métier dédiée au traitement automatique des bons de commande BtoB

ITESOFT.FreeMind for Orders : une réponse technologique à des enjeux stratégiques !

ITESOFT, éditeur majeur au niveau européen de solutions de capture, traitement et gestion automatique de documents, lance ITESOFT.FreeMind for Orders, solution de lecture automatique des bons de commandes à structure variable.

En environnement BtoB, chaque entreprise cliente émet vers ses fournisseurs ses propres bons de commande, sans s’imposer de contraintes de normalisation, tant sur la forme que dans le remplissage du document. Le fournisseur qui doit assurer la saisie et la gestion de ces commandes doit faire face à l’hétérogénéité des formats et des habitudes de remplissage de ses clients.Or, la fonction saisie et gestion des commandes constitue l’un des processus clé de l’entreprise : de sa rapidité et de sa fiabilité dépendent l’image de l’entreprise, la satisfaction des clients et le délai moyen de livraison et de facturation. Les nouvelles exigences de conformité aux lois et normes sur la sécurité financière (Sarbanes-Oxley par exemple) requièrent par ailleurs une traçabilité irréprochable des documents au cours de leur traitement.

Dans ce contexte, le maintien de la réactivité et de la qualité du traitement n’est rendu possible qu’au prix de la multiplication de ressources ou de l’automatisation du traitement. La nouvelle solution métier ITESOFT.FreeMind for Orders répond à l’ensemble de ces objectifs car les mécanismes de dématérialisation des documents assortis de l’automatisation du traitement garantissent une réduction drastique des temps et des coûts de saisie, une amélioration de la fiabilité des données intégrées au système d’information et une traçabilité totale des commandes tout au long du processus.

Conscient de l’importance accordée par ses clients aux gains de productivité et d’efficacité, ITESOFT a intégré au sein de ITESOFT.FreeMind for Orders des innovations technologiques à très fort impact sur l’automatisation du processus.

Lecture full-text et auto-enrichissement continu de la base de connaissances
Lecture full-text, sans paramétrage préalable :

les données présentes sur les commandes sont lues par une approche Full-Text, aussi bien pour les données d’en-tête que pour les lignes articles.

Cette approche est garante d’une suppression des étapes préalables de paramétrage ou d’apprentissage. Une base de connaissances qui capitalise sur l’expérience : le fonctionnement de ITESOFT.FreeMind for Orders repose sur une base de connaissances qui utilise et recense toutes les données clients : identifiants (numéros de téléphone et fax, adresses, numéros clients, noms, …) et comportements spécifiques de remplissage.

Cette base de connaissances mémorise également pour chaque client la position et le format des données reconnues pendant les phases de lecture Full-Text et de vidéo-codage. L’enrichissement automatique et progressif de ce capital de connaissances clients, au fur et à mesure de l’utilisation de la solution, permet une amélioration continue de la productivité, automatisant toujours plus les fonctions humaines d’interprétation.

Couverture fonctionnelle complète, adaptée au processus de gestion des commandes

Un processus de capture homogène pour les commandes fax, papier et e-mails : toutes les commandes entrantes, indépendamment de leur support d’information, peuvent être numérisées ou capturées par ITESOFT.FreeMind for Orders afin d’être traitées automatiquement au sein d’un processus homogène.

Un traitement exhaustif de la commande : ITESOFT.FreeMind for Orders assure certes l’extraction et la validation automatiques de toutes les données de la commande, mais permet aussi d’en assurer toute la gestion commerciale (conditions de facturation, de règlement, de livraison, ...), facilitant ainsi le pilotage du processus de traitement des commandes et la conformité aux exigences de traçabilité.

Un export des données au format attendu par le système d’information : afin d’homogénéiser et de simplifier l’import des commandes dans votre système d’information, ITESOFT.FreeMind for Orders propose de générer des fichiers de sortie conformes au standard EDI ou aux formats attendus par votre système d’information (JD Edwards, Oracle, PeopleSoft, SAP® …).« Avec ITESOFT.FreeMind for Orders nous offrons aux grands acteurs du BtoB, tels que ceux de l’industrie pharmaceutique, la solution attendue pour optimiser leur processus clé de traitement des commandes, dans les meilleures conditions de sécurité et de productivité. Gage de qualité et de crédibilité de cette offre, les plus grands laboratoires nous ont déjà accordée leur confiance (ETHICON (Jonhson & Jonhson), Pfizer, BBraun, BSN, …) pour traiter des milliers de commandes quotidiennes au niveau Européen. » déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général du Groupe ITESOFT.

[ Retour ]

Newsletter quotidienne gratuite