Enablon, éditeur français de solutions logicielles de gouvernance d’entreprise et pilotage juridique, annonce que LVMH, leader mondial de l’industrie du luxe, a sélectionné et déployé Enablon Corporate Management, pour renforcer le contrôle et l’efficacité de ses activités juridiques.
La solution Enablon Corporate Management permet désormais à LVMH de centraliser le pilotage juridique de toutes les entités nationales et internationales du groupe.
Un projet à vocation mondiale
« Dans le cadre de nos activités, nous avons besoin au sein de la direction juridique, d’outils logiciels pour simplifier la gestion juridique et le suivi de la participation des sociétés au quotidien », déclare Véronique Fleury, Responsable Service Corporate, LVMH. « Mis en place en 2000, l’outil Cosmos de Cartesis arrivait en fin de vie et son remplacement est devenu d’actualité début 2005. LMVH a donc décidé de lancer un appel d’offre ».
LVMH était à la recherche d’une solution juridique qui, au-delà du pilotage et de la gestion juridique, offrait en outre des fonctionnalités spécifiques : la gestion du droit de vote double, la gestion des dividendes : distribution au prorata de détention, le remplissage automatique et l’impression du formulaire Cerfa « Imprimé Fiscal Unique » (IFU)
A l’issue d’un appel d’offre lancé auprès de trois éditeurs de solutions juridiques, LVMH a sélectionné Enablon Corporate Management, en particulier pour son accessibilité internet et sa flexibilité fonctionnelle.
« La solution Enablon Corporate Management standard répondait à nos exigences, mais c’est surtout sa souplesse qui nous a convaincus. Nous avons rapidement compris qu’avec Enablon nous pourrions façonner le logiciel à nos besoins et que leurs équipes projet sauraient s’adapter à nos processus et attentes », explique Véronique Fleury.
Pour la mise en oeuvre du projet, LVMH s’est adjoint les services du cabinet de conseil PricewaterhouseCoopers. L’équipe projet LVMH était constituée de trois personnes du département juridique et une personne de la DSI. L’équipe Enablon était composée de deux consultants, juristes de formation.
Pendant les phases de tests, l’application a été ouverte à quatre personnes de différentes filiales afin d’obtenir un avis nouveau sur la solution et son utilisation. « Tous les acteurs qui ont eu accès à la solution Enablon Corporate Management pour LVMH pendant la phase projet, ont apprécié la simplicité de l’interface qui rend le logiciel très intuitif », précise Nathalie Partouche, Administrateur de la base LVMH.
Une personnalisation avancée
Sur la base de la réponse Enablon au cahier des charges de LVMH, le projet s’est articulé autour d’une phase de façonnage et de personnalisation de l’existant, puis une phase de paramétrage spécifique. Le paramétrage spécifique a été préconisé pour les besoins suivants : automatiser la gestion des dividendes et la production des IFUs ; produire les états fiscaux DGE et les états américains HSR et créer un module de convocation permettant en début d’année d’envoyer à tous les participants des conseils d’administration le planning des conseils les concernant. « Pendant la période de paramétrage spécifique, nous avons pu constater la puissance et la flexibilité de la technologie Enablon. Le façonnage de la solution a répondu à 100% à nos attentes », indique Véronique Fleury. « Par ailleurs, Enablon s’était engagé à livrer la solution en 7 mois, et ce délai a été parfaitement respecté ».
Des informations accessibles en temps réel pour la Direction Générale
Avec la mise en place d’Enablon Corporate Management, la décision a été prise d’ouvrir des accès de consultation à la Direction Générale du groupe LVMH. La Direction Juridique a présenté l’outil à la Direction Générale qui l’a accueilli très positivement. Aujourd’hui la Direction Générale a un accès permanent à l’information. « Le taux d’acceptation de l’outil par la Direction Générale a été maximal. L’équipe dirigeante apprécie cet accès rapide à l’information. Au niveau du Département Juridique, nous sommes obligés de travailler avec encore plus de rigueur car au lieu d’une diffusion mensuelle de l’information, la consultation peut avoir lieu à tout moment », explique Nathalie Partouche.
En dehors des fonctions spécialement développées pour LVMH, la fonctionnalité la plus utilisée est celle de synthèse et reporting. « Grâce à la fonction de reporting, nous pouvons effectuer un suivi précis des actualisations. Par exemple, nous éditons mensuellement un document listant les sociétés mises à jour dans le mois écoulé. Ce document est alors inséré dans la zone de partage documentaire. Cette manipulation nous prend moins de 10 minutes ! », explique Nathalie Partouche.
Un retour sur investissement rapide
Depuis le déploiement d’Enablon Corporate Management, LVMH ne diffuse plus tous les mois de version papier des fiches société. « Avec Enablon Corporate Management et la consultation des fiches société en ligne par la Direction Générale, nous avons réalisé des gains importants. L’économie de temps se chiffre à une grosse journée de travail à deux personnes tous les mois, soit au moins 24 jours par an. Au niveau matériel, nous réalisons des économies à hauteur de 60 fiches x 15 personnes tous les mois soit plus de 10 000 pages par an », précise Nathalie Partouche.
Pour les équipes juridiques de LVMH, l’utilisation d’Enablon Corporate Management n’a posé aucun problème.
« La convivialité et l’interface sympathique d’Enablon Corporate Management ont ravi les juristes chargés de la mise à jour de l’information. Ils se sont tous très bien approprié l’outil », déclare Nathalie Partouche.
Déploiement progressif à l’international
Après le déploiement réussi sur la France, LVMH a décidé d’ouvrir l’application à ses filiales étrangères. Ces ouvertures sont motivées par le besoin d’une information plus fiable. Or, un juriste local est plus à même de suivre la validité de l’information par rapport à une contrainte réglementaire locale. Les premières filiales concernées par cette ouverture ont été LVMH Inc. et Louis Vuitton North America qui utilisent la solution depuis plusieurs mois.
D’ici peu, la filiale LVMH de Hong Kong découvrira la solution. « A partir de la maison mère il nous est très difficile de vérifier certaines informations car nous ne maîtrisons pas les contraintes réglementaires spécifiques aux différents pays. L’ouverture de l’application à des correspondants locaux nous permet de les responsabiliser et de mieux veiller à la fiabilité de l’information. La convivialité d’Enablon Corporate Management est donc un avantage majeur pour ce déploiement international », conclue Véronique Fleury.
www.enablon.net
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